テレワーク時に意外と困るのがFAX送信と受信。
取引先、社内の別部署、全国の支店などと書類のやり取りをする際にFAXを利用している場合、
- 自宅にFAX機器がない
- 会社と同じ番号で送受信することができない
- 複数の場所で働く社員間での共有ができない
などの障害が発生します。
働き方改革の導入やコロナウイルスの台頭に伴い、メリットの多いテレワークではありますが、オフィスよりも自宅の方が設備面で劣ることも多く、やりづらさを感じるシーンも出てきているのではないでしょうか。
でも「インターネットFAX」ならそんな悩みを解決できます！
という方もいると思いますので、今回はインターネットFAXというサービスとその強み、おすすめのインターネットFAXサービスについて詳しく解説していきます。
是非、この記事を参考にしていただき、あなたのテレワーク環境が快適になれば嬉しいです。
インターネットFAXって何？インターネットFAXの基礎知識
まずは、インターネットFAXについての基本的な項目を確認していきましょう。
インターネットFAXとは？
電話回線を使用しないため通信コストが安く、PDFなどのデジタルデータへの変換も容易に行うことができます。
パソコンやタブレットからFAXを送ることができる他、送信先がインターネットFAXを導入していなくても問題なく使用ができるため、垣根が低いというメリットがあります。
インターネットファックスと従来のFAXとの比較
インターネットFAXが従来のFAXと異なる点は、主に3つあります。
電話の固定回線とFAX機が不要
まずは、電話の固定回線とFAX機が不要であるという点です。
電話回線ではなくインターネット回線を使用するため、場所に縛られずにFAXの管理をすることができます。
パソコン、タブレット、スマートフォンなどの端末による差もなく、外出先でも確認ができるため、テレワーク環境下においては特に大きなメリットとなるでしょう。
FAX機も不要なので、テレワークをする従業員の自宅にFAX機器を設置する必要もなく、故障やメンテナンスも要りません。
操作性が高い
次に、操作性が高いという点です。
電話機とFAX機を併用している場合、電話の着信音とFAXの受信音が同じであるため毎回受話器を上げて確認する必要がありますが、インターネットFAXであればその手間を省くことができます。
多機能なFAX機の操作を覚える必要もなく、プレビュー用の小さな画面を使わずともパソコン上で操作が可能です。
導入に当たってのストレスがなく、誰しもが扱いやすいFAXだと言えるでしょう。
FAXによるダイレクトメール対策（FAXDM）
最後に、FAXによるダイレクトメール対策としても有効な点です。
自社ホームページや求人情報にFAX番号を掲載している企業の場合は特にFAXダイレクトメールに悩まされやすく、必要な書類と不要な書類が混ざってしまいます。
インターネットFAXであれば、不要なFAXデータを管理画面上ですぐに削除することができるため手間もかからず、ゴミも出ませんし、後々必要になっても確認しやすいという利点も生まれます。
テレワークのFAX送信にインターネットFAXが最適な理由
では実際に、テレワーク環境下に絞ってインターネットFAXというサービスを見た時のメリットを確認していきましょう。
FAX機不要！PC・スマホでFAXの送受信が可能
インターネットFAXの大きなメリットとして、FAX機が不要であるということが挙げられます。
スマートフォンでメッセージ通話アプリが台頭する以前から、一般家庭におけるFAX機設置率は年々下がってきています。
固定回線を持たない家庭が増えているため、自宅でのテレワーク環境下でFAXの確認をするのは難しいと思われてきました。
しかしインターネットFAXであれば、従業員の自宅にFAX機を設置する必要もなく、どこにいてもパソコンやスマートフォンからFAXの送受信をすることができます。
設備投資にかかる費用も少なくて済みますので、FAXチェックのためだけにオフィスに人を置いておく必要もなくなっていくでしょう。
コンビニのマルチコピー機を毎回使うのは大変
テレワークをしながらFAXの送受信をしたい場合は、コンビニのマルチコピー機を使用するのも1つの手段です。
電話回線を必要としないこと、FAX機を持つ必要がないこと、という点においてはインターネットFAX同様のメリットがありますが、FAXをするためだけに業務中の時間を割いて毎回コンビニに足を運ぶのはかなり大変です。
また、全てのコンビニに必ずFAXに対応しているマルチコピー機が設置されているわけでもなく、送信枚数に制限があるため大量の文書送信には向いていません。
また契約書、請求書、見積書、人事情報など社内の機密文書を扱う場合はセキュリティ面で不安が出る上、万が一書類を置き忘れて帰ってきてしまった場合はコンプライアンス違反に当たる可能性も出てきます。
非効率的な仕事になる上、場合によっては会社としての信頼を失うかもしれないリスクも考えた上で利用せねばならず、プライベートの利用には向いていても業務としての利用には向いていません。
受信FAXがデータ化されるので共有・保管がしやすい
インターネットFAXで受信した書類は、全てデータ化されて保存されます。
送受信履歴をインターネット上で確認することができるため紛失や破損の心配もなく、複数のメンバーでFAX情報を管理したい時にも役立ちます。
誰か1人の手元で保管されてしまったり、紛失してしまったりするリスクもなくなり、時間をかけてファイリング保管する手間もなくなりますので、なるべく書類をデジタル管理していきたいと考えている企業にはうってつけです。
原稿編集機能でサイン・捺印も紙要らず
インターネットFAXによっては、原稿編集機能があるものもあります。
これまでのFAXであれば、受信した書類にサインや捺印をして再度FAXで送り返すうちに書面が判読しにくくなるなどのデメリットがありました。
FAXがメールのようにパソコンに届くため紙に印刷する必要もなく、原稿編集機能を使用すればそのまま上書きで加筆することが可能です。
社内のペーパレス化を促進することにより、電話回線だけではなく、印刷費、紙代、インク代、電気代まで削減できるようになります。
テレワークのためのインターネットFAXサービスの選び方
では実際にテレワークのFAX受信にインターネットFAXを導入したい場合、どんなサービスを選べばいいのか、ポイントごとに解説していきます。
申し込んですぐ使えるのか
重要なのは、申し込んでから実際に使用できるまでにかかる日数です。
この時間差があればある程、送られてきたFAXがこれまでのFAX機に到着しているのかインターネットFAXに到着しているのか分かりにくくなってしまいます。
無事に手元に届いているのか、相手に送れているのか、と心配して結局電話で確認するような無駄な手間が増えてしまうことになりかねません。
なるべく、申し込みから即日で利用できるサービスを探してみましょう。
FAX番号は選択できるか
FAX番号を自分で指定できるのは大きなメリットです。
インターネットFAXの提供会社によっては、全国主要54都市の市外局番から選べるところもあれば、東京03、大阪06、横浜045のみ選択できる会社、050、020など指定されている会社など、さまざまです。
会社のホームページや名刺に載せる場合は、なるべく電話番号と揃った市外局番にしたいものです。
オフィス所在地に適した番号である方が取引先からの信用も得やすく、番号の押し間違いによる誤送信も防げますので、番号の選択肢についても確認しておきましょう。
操作が気軽でストレスがないか
FAX機が不要というメリットがあったとしても、特殊な操作性でストレスが生まれては意味がありません。
受信、保管、原稿編集、共有、送信、など一通りの機能を使用した上で、気軽に操作できるサービスを選びましょう。
判断が難しい場合は、無料トライアルを利用してみるのもおすすめです。
インターネットFAXがどういうものなのかを理解し、操作性を学ぶために、まずは無料で試してみるとイメージが掴みやすいかもしれませんね。
FAX送信だけじゃなく、「受信」もできるか
送信だけではなく、受信ができるかどうかも確認しましょう。
FAXを恒常的に使用しているオフィスの場合、取引先や社内別部署とのやり取りのために、送信だけではなく受信する機会も多いのが一般的です。
提供会社によっては、送信にかかる料金が非常に安く設定されていても、受信にかかる費用が高額であったり、そもそも受信に対応していなかったりする場合もあります。
その場合はせっかくインターネットFAXを導入してもメリットを享受しにくく、テレワークしていても結局FAX送受信のためだけに誰かが出社せざるを得ないということにもなりかねません。
必ずどちらの機能も確認した上で申し込みを行いましょう。
複数人で対応・管理ができるか
複数人でFAXの対応や管理ができるか、複数のメールアドレスでFAXを受信できるか、というポイントも確認しておきましょう。
1人しか確認できない場合、その人が公休であったり体調を崩していたりした際の共有が難しくなります。
場合によってはオフィスに確認に出向く以上のハードルが出てくる場合もありますので、注意しておきましょう。
複数人でチェックできるようなインターネットFAXサービスであれば、テレワークに向いているのはもちろん、社内にいる人、社外にいる人、営業先にいる人、海外にいる人全員がタイムラグなく確認し合うことができます。
スマホ・PCできれいにFAX送信できるか
インターネットFAXはパソコン向けのサービスという印象が強いですが、業者によってはタブレットやスマートフォンにも対応しています。
中にはスマートフォン向けアプリの提供があり、インストールすることで操作性が格段に上がる業者もあります。
スマートフォンなどの小さな画面であっても、届いたFAXが綺麗に見えるかはチェックしておきましょう。
受信ができても画像が粗いと結局確認に手間がかかりますので、地味ですが重要なポイントです。
インターネットFAXにかかる費用とは？
次に、インターネットFAXの利用にかかる費用について確認していきましょう。
初期費用
まずは初期費用が必要です。
FAX番号の付与や、インターネットFAX導入の際にかかる費用ですが、高くても数千円で済む業者がほとんどです。
月額費用
次に、固定金額である月額費用です。
基本的には毎月支払う金額ではありますが、年に1度1年間分を徴収する業者もあります。
また、月額費用が無料な業者の場合は送信や受信にかかる費用が高額である可能性もありますので、総額をチェックしておくことが肝心です。
送信費用と受信費用
FAXの送信や受信にかかる費用です。
1ページごとに単価を設けている業者もあれば、毎月定額で送受信できる枚数が決まっている業者までさまざまです。
定額の場合、ほとんど枚数に制限が設けられていて、それを超えると1ページごとの単価制に切り替わりますので、その場合の料金についてもチェックしておきましょう。
無料トライアルを実施しているサービスも多い
インターネットFAXの導入に当たり、どの業者にすればいいか迷う場合は無料トライアルを利用するのもおすすめです。
インターネットFAXに慣れ、業者ごとの操作性や料金制度を確認するためにはちょうどいいサービスでしょう。
実際にテレワークの現場に導入した際の感触や従業員の反応を見るためにも役立ちます。
テレワークのFAX送信におすすめのインターネットFAXサービスは？
最後に、テレワーク環境下におけるFAX業務をする際に、おすすめできるインターネットFAXサービスについて紹介致します。
eFax
インターネットFAXサービスを提供している業者の1つに、eFaxがあります。
j2 Global Japan有限会社が提供するeFaxは、これまで紹介してきたインターネットFAXのメリットを全て網羅しているサービスであり、即時使用、スマートフォンとの連携、コスト削減、デジタルファイル管理、ペーパレス化など全てに対応することができます。
世界No1ファックスブランド！
インターネットFAXの旨味を全て網羅しているeFaxは、世界でも最大級のプロバイダーです。
インターネットのスピード性やEメールの利便性に着目し、FAXの送受信をより簡単にするようなシステムを構築したことにより、現在1,100万人以上の会員が利用する大きなサービスへと成長しました。
国内だけでも利用者数が60,000人を突破し、世界No.1のFAXブランドと呼ばれています。
全国57の市外局番から選べるFAX番号
eFaxの大きな特徴の1つに、全国57の市外局番からFAX番号を選ぶことができるシステムが挙げられます。
全国共通の050はもちろん、北海道、東北、甲信越、関東、東海、関西、四国、中国、九州、沖縄などそれぞれの地域に適した番号を選ぶことができます。
電話番号とFAX番号の市外局番も揃えやすく、ホームページや名刺に掲載する際も違和感なく受け入れられやすくなるでしょう。
外部から見てインターネットFAXを利用しているということも分かりにくくなるため、企業規模が大きな会社や、出張、泊まり込みにより人員の不在がちなオフィス、設立したてのベンチャー企業であっても使用しやすいのがメリットです。
また、6大陸、世界46ヶ国3,500以上の都市でFAX番号の提供を行っています。
最大5つのメールアドレスでファックスを同時受信できます！
eFaxでは、最大5つのメールアドレスでFAXを同時受信することができます。
複数のメンバーで共有がしやすく、情報が１人の担当者に偏ってしまうこともありません。
Eメールで受け取ることができれば、パソコン、タブレット、スマートフォンなどのデバイスに関係なくチェックができる他、チェックをする場所がオフィスであっても自宅であっても、外出先や外国であっても問題ありません。
テレワーク環境下において一番のネックともいわれている「情報共有」に特化したインターネットFAXサービスです。
PDFやワードなどのファイルを印刷せずにそのままFAXすることができます。
場所やデバイスに縛られることなく、PDF、ワードなどのファイルをそのままFAXすることができます。
印刷する手間がないため紙やインク代の節約になるだけでなく、プリンターやスキャナーのない環境であっても使用することができます。
普段行っているメール送信画面にファイルを添付し、送信先のFax番号の前に国番号をつけ、その後に“@efaxsend.com”をつけて宛先設定をするだけですので、ややこしい操作も必要なく、慣れやすいというメリットもあります。
eFaxの費用と支払方法
eFaxの利用にかかる費用は、初回の利用開始時のみにかかる登録手数料が1,100円（税込）と、「eFax Plus 1800」の場合は月払い1,980円（税込）もしくは年払い19,800円（税込）、「eFax Plus 3600」の場合は月払い3,960円（税込）もしくは年払い39,600円（税込）のどちらかを選択することになります。
送受信は、「eFax Plus 1800」の場合は毎月150ページまで無料、「eFax Plus 3600」の場合は毎月350ページまで無料となっていますので、その範囲内であれば追加料金が発生することはありません。（ページ枚数は通信にかかる時間によって異なります。60秒ごとに1ページと計算されるため、紙面上の枚数と異なる場合があります）
また、151ページ目以降は1ページ11円（税込）で利用することができます。
国外への送信の場合は、それぞれの国や地域ごとに料金が変動しますのでチェックしておきましょう。
eFaxの導入から解約まで
eFaxは、ホームページ
からの申し込みによって使用できるようになります。
申し込みを完了し、ログインIDとPINコードが発行され次第すぐFAXの送受信ができるようになりますので、即日２～３分で手続きが完了します。
急ぎの場合であってもすぐに利用できるというのは心強いポイントですね。
また、解約する際はお客様専用サイト「eFaxRログイン」より手続きすることができます。
Apple経由で申し込んだeFaxアカウントを解約する場合のみ、iTunesの「アカウント設定」から手続きを行いましょう。
「自動更新」をオフにすると、その時点の請求締め日に利用停止となります。
eFaxを導入された方の口コミ・事例
eFaxを導入されて業務改善に成功した方の口コミ・事例をご紹介いたします。
「eFaxを使い始めたおかけで、外出先でもFaxの送受信が手軽にでき、得意先や仕入れ先とのやり取りのスピードが上がりました。」
住宅機器メーカーの営業をやっているＡさん。取引先は関東広域に散らばっているので、外出している時間がどうしても長くなってしまいます。
Aさんが長年頭を悩ませていたのは、外出中のFAXのやりとり。急いで確認したい書類でも、FAXで届くとオフィスに戻るまで見ることができません。電子メールで送ってくれるところなら、いつも持ち歩いているノートパソコンや最近使い始めたiPhoneで確認できるのですが、取引先には、小さな工務店なども多く、見積り書や図面のやり取りには、今でもFAXを多用します。
取引先とのやりとりをスムーズにするために、パソコンでFaxを送受信できるサービスがないかと検討していて見つけたのがeFaxでした。営業所のある川崎（044）の市街局番が選べるというところも気に入ったポイントです。初期費用は一切必要なく、最初の30日間は完全に無料で使えるので、まずは試しに申し込みをしてみました。
使いだしてみて一つ発見したのは、インターネットFaxを使うと、ファックスをEメールとして受け取ることができるので、他のEメールと同じようにフォルダに分けて管理ができるということです。いままで、どうしても煩雑になっていた受信Faxの整理がかなり効率的にでき、さらに後から検索することも容易になりました。
「初期投資は最小に抑えたい。でも、03から始まるちゃんとしたFax番号を持ちたかった。」
Ｃ社は設立間もないベンチャー企業。立ち上げのための準備期間中、通信環境を整えていくなかで選んだのがeFaxでした。
最初に考えたのはFax付の電話機。でも、電話とファックスの番号が一緒では、名刺やホームページでの見え方がちょっとカッコ悪い。
次に考えたのは、Fax専用線＋Fax機能付き複合型プリンタ。これなら、番号も別々に持てます。でも、この方法はコストが一番高くなります。
そこで候補に挙がったのがインターネットFax。初期費用も最小限に抑えられますし、ランニングコストも比較的安く済みます。いくつかのサービスを調べてみると、多くのサービスが、050や020といった、IP番号を利用しなくてはいけないということが分かりました。Fax番号だけ、050や020というのもちょっと変な感じです。
最終的に欲しい機能がそろっていたのが、eFaxでした。03から始まる番号を持つことができるので、違和感なく名刺にも記入できます。
いまは、2アカウントを契約し、通常業務に使う番号と、一番書類のやりとりが多い経理担当が使う番号を分けて使用しています。
銀行振込での支払いもカスタマーサービスに電話したところ対応をしてもらえたので、法人での利用でも便利です。
まとめ
テレワークや在宅勤務によって、通勤時間やコストを削減しながらワークライフバランスの充実を図る企業が増えていく一方、通信機器や情報共有システムなどのハード面で頭を抱える背景があることも出ています。
難関の1つであったFAXでのやり取りを、インターネットFAXサービスの導入によって解決することができれば、よりストレスのない業務ができそうですね。
複数の会社を比較した上で、無料トライアルも試しながら納得のいくサービスを見つけてみましょう！
