最近ニュース等でもよく耳にする機会のある、「テレワーク」というワード。
企業経営者や会社員の方は、自分の会社を思い浮かべながら聞く単語ではないでしょうか。
この記事では、そもそもテレワークとは何かといったことから、テレワーク導入すべき理由やメリット、導入に至るまでの7つのステップなど、広くご紹介致します！
そもそも「テレワーク」とは
改めて、「テレワーク」とはどんな働き方のことを指すのでしょうか。
なんとなく理解はしていても、実際にどういうものかと聞かれると意外と説明できなかったりする人もいるかと思います。
今一度、テレワークについて確認をしてみましょう！
情報通信技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと
テレワークとはズバリ、「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」のことです。
一口にテレワークと言っても、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務など、実際の内容は様々です。
- 在宅勤務とは：その名の通り、自宅で行う仕事のスタイルのこと。
出勤不要というのが一番の特徴で、通勤時間ゼロで仕事をすることが可能となります。 - モバイルワークとは：パソコンやタブレット端末を利用して出先でも仕事ができるようなスタイルのこと。
外回りの営業社員に多く、取引先やカフェ、移動中の電車内などで仕事をする人が多いですね。 - サテライトオフィスとは：勤務先以外のオフィススペースで仕事をするスタイルのこと。
レンタルオフィスのようなイメージが近く、1社単独でサテライトオフィスを用意することもあれば、複数社合同で用意することもあります。
都市部に本社を置く企業が郊外にサテライトオフィスを用意したり、逆に郊外に本社を置く企業や都市部に用意したりなど、利用方法は会社によって大きく異なるのが特徴です。
テレワークは政府が推進する「働き方改革」のひとつ
テレワークという単語をよく聞くようになったきっかけの1つが、「働き方改革」にあります。
2019年4月1日から「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」が順次施行され、大企業だけではなく中小企業も働き方改革に向けて動くようになりました。
具体的には、時間外労働の上限規制、有給消化の消化義務化、同一労働同一賃金の推進など「働く環境を整える」ためのものから、ダイバーシティの推進、再就職支援と人材育成など「一億総活躍社会に向けて」のものまで、様々です。
その中でもテレワークについては、厚生労働省が「テレワークではじめる働き方改革」というハンドブックを作成して啓蒙に取り組むなど、特に注目されている分野の1つ。
いくつかの職種や企業規模を想定して8つのモデルを作成していて、具体的なイメージができるような内容が盛り込まれています。
国を挙げて推進したい働き方であるということが分かりますね。
引用元： 「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省
いま、テレワークを行うべき3つの理由
では実際に、テレワークを導入することによってどのようなメリットが得られるのでしょうか。
今回はテレワークを行うべき3つの理由をお伝えいたします。
理由その1：来社が困難の場合（災害やウィルスなど）でも業務可能
まず、非常時にも強いということ。
地震や台風などの天災、テロ、ウイルスのパンデミックなどの非常事態により、1か所のオフィスに大人数を集めて行うスタイルの業務が行えなくなるシーンに対処ができるようになります。
オフィス以外で働く社員がいれば遠隔で仕事ができるため、業務に与える影響が少なくて済むでしょう。
こうした非常時はある日突然起こるもの。
テレワークのノウハウを持っていれば慌てずに従業員全体への指示ができるので、指揮系統が混乱しないという強みも持っています。
理由その2：優秀な働き手を採用・確保可能
次に、人材確保の面で優れているということ。
出産育児、介護、病気療養などの最中の人でも比較的働きやすく、これらを理由とした離職を防ぐことが可能となります。
就業意欲があっても家庭事情によって十分な労働時間が確保できなかった人たちも就業しやすくなるため、入社希望の人が増えるという側面もあるでしょう。
また、海外や地方での就業を希望する人材の確保にも繋がります。
理由その3：経営課題に対して様々なメリットがある
更に、経営課題に対して様々なメリットもあります。
例えば、通勤時間の短縮による業務効率の改善や、労働時間短縮もその1つ。
早朝や深夜にオフィスに出勤する必要もなくなり、ワークライフバランスを整えるという意味でもかなり有効な手段です。
その他、グローバル化への対応、地方創生にも寄与することも可能となり、こうした取り組みを社内外へのアピールとして有効に利用できるという一面も持ち合わせています。
次に、コスト削減にもなるということ。
従業員全員が勤務可能なオフィスを用意するとなると、かなり膨大な賃料がかかります。
テレワークであればオフィスの規模を縮小することもでき、更には通勤費支給の面でもコスト削減になるでしょう。
人が辞めにくいという点でも、新規人材募集にかかる費用をカットできる強みもあります。
このように、テレワーク導入にはメリットが多いことも知られてきています。
企業側のメリット
では、テレワークを導入する企業側には、どんなメリットがあるのでしょうか。
2つ、ピックアップしてみましょう。
■テレワークで削減できる費用
テレワークの大きな特徴は、費用削減になるということ。
まずは、通勤費や営業交通費。
在宅勤務やサテライトオフィス勤務の場合、自宅からメインオフィスまでの通勤回数が少なくなるため、通勤費の削減が見込まれます。
打ち合わせ等もウェブ会議で済ませるようであれば、営業交通費や社用車にかかる維持費・ガソリン代もカットできるでしょう。
また、ワークスペースの削減によりオフィス維持費もカット可能です。
全社員が毎日必ずオフィスへ出勤するとなれば、その分の座席や什器を用意しなければいけなくなるだけではなく、それに対応する広いオフィス面積も必要となります。
必然的に、オフィス賃料も高くなってしまうもの。
テレワークが導入できれば、かなりのコストカットになるということが分かりますね。
従業員側（労働者側）のメリット
では反対に、従業員側はどうでしょうか。
実際に働く人にとって、テレワークがどういうメリットをもたらすかピックアップしていきます。
■テレワークによる生産性の向上
従業員によって特にありがたいメリットは、生産性の向上につながるという点。
自宅やサテライトオフィス勤務の場合、雑音が少なく、集中して業務ができるというのがメリット。
通勤時間もかなり短縮できるか、もしくはゼロになるため、その分より多くの時間を仕事やプライベートに充てることができるので効率的です。
書類やマニュアルもほとんど電子化されるので、書き損じや紛失の際の手間暇もかかりません。
短い時間でより多く、より効果的な働き方ができるといえるでしょう。
テレワーク導入の進め方７ステップ
テレワークによる魅力が分かったところで、では実際に導入するにはどうしていけばよいのでしょうか。
ノウハウがない場合、まずは何から手をつけたらいいのかも迷いがちですよね。
ここではテレワーク導入の進め方を大まかに7つのステップに分けてご紹介していきます。
テレワークを導入する目的を明確にする
まずは、自分の会社が何故テレワークを導入したいか、という目的を明確にすることです。
テレワークにはメリットが多いもの。その一方で、「メリットが多いからとにかくテレワークにする！」という見切り発車で進めると、いつの間にかテレワーク導入自体が目的になりがちです。
テレワークはあくまでも、経営手段の１つ。
生産性を向上させたい、広範囲から様々な人材を確保したい、コストカットしたいなど、自分の会社が今抱えている問題点に即した目的を設定してみることが大切です。
社内の現状把握
次に、社内の現状を把握していきましょう。
特に見直しが必要なポイントは、就業規則や勤怠管理についてです。
テレワークは会社にとっても従業員にとっても便利な手段である一方で、思いもよらないトラブルも起こるもの。
きちんと整備された就業規則があるかどうかで、そういったトラブルの解決に要する時間が短くて済むか長くかかるかが決まります。
また、直接顔を合わせない就業スタイルだからこそ、厳密な勤怠管理システムも必要となります。
その他、人事評価の基準をどこに設けているか、ICT環境がどれくらい整っているか、労働組合との意見折衝はどうしているかなど、考えておくべきポイントは多岐に渡ります。
まずはテレワーク導入に際して、自社のシステムがどうなっているかを洗い出しておきましょう。
テレワーク可能な業務の可視化
テレワークで出来る業務を可視化しておくことも大切です。
いきなり会社の全ての業務をテレワークで行うのはリスクが高く、物理的に無理が生じるということも多いでしょうから、明確なボーダーを定めます。
部署単位、役職単位、業務単位など、考え方は様々。
総務や経理・庶務などの本社バックオフィス部署、エリアマネージャーなど複数の管轄部署を持つ管理職、資料作成やデータ分析をする日、といったようにテレワークに向いている業務を抜き出しておきましょう。
テレワークに関する社内のルール作り
業務の可視化が出来たら、次は社内ルール作りに移行します。
以下の2つについて考えてみましょう。
対象範囲の決定
テレワークできる業務の中で、実際にテレワークを導入させる範囲を決定します。
「この部署はテレワークOK」「この業務はテレワークOK」など、細かく決めるのが大切です。
また、在宅勤務にするのか、モバイルワークにするのか、サテライトオフィスにするのかなど、テレワークの中でも具体的な方法を決めるのも必須です。
業務内容や特性に合わせて、テレワークの対象範囲について話し合いましょう。
テレワーク社内教育・社内研修
テレワークの対象となった従業員に対して欠かせないのが、社内教育や社内研修です。
個人ごとに異なる場所で働くようになるため、特にコンプライアンス関係については徹底させるようにしましょう。
また、テレワークの対象とならなかった人たちへの研修も忘れてはいけません。
同じ会社で働く従業員同士に不公平感が出ないよう、「なぜテレワークを導入するのか」「なぜその範囲内にのみテレワークを許可するようになったのか」など、会社全体の方針を示す必要があります。
テレワークは1つの経営戦略でもありますので、従業員全体で共通のビジョンが持てるよう配慮ができるといいでしょう。
テレワークにおけるICT環境の6パターン
テレワーク環境を構築するためには、ICT環境の整備も必要となってきます。
現在利用しているICT環境を確認し、テレワークを行うために不足しているようなことであればシステム導入から始めなければいけません。
まずはどんなICT環境があるか、6つのパターンをご紹介致します。
1：リモートデスクトップ方式
オフィスに設置されたパソコンのデスクトップ環境を、オフィスの外で用いるパソコンやタブレット端末などでも閲覧・操作ができるシステムです。
オフィスで利用していたパソコンをそのまま別端末から覗けるようなイメージであるため、業務の移行が比較的スムーズに進みます。
リモートデスクトップとは、あるコンピュータのデスクトップ画面を、ネットワーを通じて他のコンピュータに転送して遠隔から操作すること。また、特に、Windowsに標準で搭載されているそのような機能（リモートデスクトップ接続）のこと。
引用元: e-Word
2：仮想デスクトップ方式
デスクトップの情報をサーバーに集約し、オフィスの外で用いるパソコンやタブレット端末などから遠隔でログインできるシステムです。
作業した内容が全てサーバー上に保管されるため手元の端末に資料が残らず、セキュリティー面が強固なのが特徴です。
仮想デスクトップは、コンピュータに接続された1つの物理的なディスプレイに対し、独立した複数の仮想的なデスクトップ環境、あるいはディスプレイの表示領域より広い連続したデスクトップ空間の提供を行う。ユーザはウィンドウ、またはアプリケーションごとに、どの仮想デスクトップに表示するかを指定することができる。
引用元: ウィキペディア（Wikipedia）
3：クラウド型アプリ方式
Web上からクラウド型アプリにアクセスするシステムです。
会社のパソコンや専用のサーバー上ではなく、クラウドサーバー上にデータが置かれるのが特徴です。
万が一オフィスの端末やサーバーが利用できなくなった場合でも、他端末からクラウドにアクセスすることが可能なため、災害や緊急時に強い方法とも言えるでしょう。
4：セキュアブラウザ方式
不正アクセスや情報漏洩の対策を施したブラウザを使用したシステムです。
一般のブラウザとは異なり、データをデバイス上の安全な領域で表示するのが特徴で、作業終了時には端末からデータを自動削除するため、セキュリティー対策万全に使用できます。
5：アプリケーションラッピング方式
テレワークを行う端末内に、ローカルの環境とは異なる独立した仮想環境を設けて、その中で業務用アプリケーションを立ち上げるシステムです。
テレワーク業務用のアプリケーションであるためローカル環境にアクセスすることができず、セキュリティー対策にも有効です。
6：会社パソコンの持ち帰り方式
会社で使用しているパソコンを社外に持ち出して仕事をするシステムです。
ほとんどコストゼロで導入ができる上、慣れた端末で利用できるのでストレスが少ないというのが特徴です。
一方、もしパソコンを紛失したり故障させたりした場合のリスクについても考えておく必要があるでしょう。
セキュリティー対策の実施
テレワークに欠かせないのが、セキュリティー対策です。
不正アクセス、使用端末の紛失や故障、情報漏洩のリスクについてもしっかり対策を練る必要があります。
セキュリティー対策のために必ずやっておきたい2つのポイントをご紹介致します。
端末管理を徹底する
端末自体にしっかりとウイルスブロック機能をつけておくことが重要です。
有効期限やソフト管理含め、総務や庶務と連携して管理を徹底することがポイントとなります。
また、誰にいつからどの端末を貸与したかを正確に把握することも大切。
新しく従業員が入社する際や退職者が出た際にもスムーズに貸与・返却ができるよう、細かく管理しておくようにしましょう。
ファイヤーウォールを導入する
インターネットからの不正侵入を防ぐシステムについて整備しておくことも欠かせません。
ファイヤーウォールを導入するなどして、徹底した情報管理に努めましょう。
一口にファイヤーウォールといっても、使用方法は様々。
Windowsに付いているもの、セキュリティー対策ソフトに付いているもの、ルーターが有しているもの、企業で導入されるものなど多数あるので、システム部門とも上手く連携して導入を進めましょう。
テレワークの導入効果の測定・修正
無事にテレワークを導入できた後でも、効果の測定は忘れずに行うようにしましょう。
最初に考えた「テレワークを導入する目的」にきちんと即して稼働できているか、効果が表れているかを見ていくのがポイントです。
コスト削減を目的に掲げたのであれば、オフィス賃料、什器代、電気代などの光熱費、通信費、通勤交通費などがどれくらい削減できたのかを追っていく必要があるでしょう。
業務効率向上を目的に掲げたのであれば、伝票処理、顧客への対応、企画書作成にかかった時間や回数などを把握していくのが理想です。
他にも、従業員満足度、労働時間の推移、離職率や採用数など、注目したいポイントに絞ってしっかり効果測定を行いましょう。
なぜテレワークは進まないのか？導入状況と今後の課題
これだけテレワークに注目が集まっている中とはいえ、実際に導入済みであるという企業は案外少ないもの。
メリットが多いとは知りつつもなかなか着手できない理由はどこにあるのでしょうか。
企業におけるテレワークの導入率は25％
社会全体でのテレワーク導入率は、なんと25％。
会社の一部メンバーだけがテレワークの適用となっていても数としてカウントされるため、まだまだ浸透していないという印象です。
2013年頃から少しずつ増加の傾向にはありますが、4分の3の企業ではまだテレワークが導入されていないという結果が見えてきました。
第1部 特集 デジタルで支える暮らしと経済 / 総務省
なぜ、テレワーク導入が進まないのか？
テレワークを導入したくてもできない理由として、いくつか企業担当者から挙がった声をご紹介致します。
圧倒的なのは、「テレワークに適した業務がない」ということ。
社内のみで完結する仕事ならともかく、対外的な打ち合わせがある場合には取引先にもテレワークへの理解を求める必要があります。
小売業、サービス業、医療・福祉業・宿泊業・農業林業漁業など、現場に行かなければ仕事にならないという業界も多いもの。
どうしても物理的に難しい、という声も聞こえてきています。
また、
- 勤怠管理が煩雑になる
- セキュリティーや情報漏洩対策が不安
- 社内コミュニケーション不足が心配
- どう人事評価していけばいいのか分からない
など、懸念材料は多岐に渡ります。
どうしても二の足を踏んでしまうという企業が多いようですね。
テレワーク活用の事例
なかなかテレワークが浸透しない中、上手くシステムを構築している例をご紹介致します。
厚生労働省による「テレワーク実証事業」の1つとしても取り上げられている企業なので、これからテレワークを導入したいという場合には是非参考にしてみてください。
事例：カルビー株式会社
今回ご紹介するのは、「カルビー株式会社」。
スナック菓子やシリアル食品を中心とした製造業の会社で、全国ほとんどの人が耳にしたことのある企業ではないでしょうか。
では、詳細を見ていきましょう。
会社概要
カルビー株式会社の設立は1949年。
東京都千代田区丸の内に本社を置く、お菓子や食品の製造・販売会社です。
2019年3月31日段階での従業員数は3,763名。
国内・海外ともに多くの生産拠点を保有する大企業です。
導入の目的
一番の目的は、従業員の働き方に対する意識改革でした。
「早く来て早く退社して、勉強や交流等に時間を使いなさい。新たなインプットにより成長し、会社に貢献してほしい」という経営層の思いがあり、業務効率の向上も視野に入れてテレワークの導入に踏み切りました。
導入形態
2014年4月より、まずは全国の事務間接部門の従業員を対象としてテレワークを導入しました。
週2回を上限として在宅勤務を許可し、営業職に従事している従業員には直行直帰のモバイルワークを推奨しています。
在宅勤務をする場合、前日までに上司に申告し、翌日に業務報告をすることをルールとして制定しました。
また、在宅勤務の場合は8時30分から17時までの所定労働時間勤務を行うこと、自宅でも会社と同様に集中して業務を行うこと、呼び出しがあればいつでも出社できるようにすること、という条件も設けています。
自宅であってもオフィスと変わらない働き方を求めることで、本来の導入目的を果たせるよう社内教育を行っています。
導入のメリット
カルビー株式会社でテレワークを行っている従業員からは、高い評価が得られたようです。
- 育児中の従業員が子供送り迎えをしやすくなった
- 通勤時間を短縮できるため時間にゆとりがもてるようになった
- 通勤ラッシュを回避できるようになった
などの声が上がり、従業員満足度向上にもつながっています。
また、ワークライフバランスを考えるきっかけにもなり、実際にプライベートの時間が確保しやすくなったなどのコメントも出ているようです。
導入までのプロセス
2009年に経営刷新を行い、翌年には「ダイバーシティ委員会」が発足しました。
ダイバーシティは「成長のエンジン」だと位置づけ、2011年にはサマータイムや営業職のモバイルワークを導入。
2013年には在宅勤務制度のトライアルを、2014年には在宅勤務を本格始動させるなど、段階的にテレワークの幅を広げています。
引用元: テレワーク活用の事例
まとめ：新型コロナウィルスのような非常事態の今こそ導入を考えるべき
テレワークによって得られる効果や、導入までのプロセスについてご紹介致しました。
テレワークは働き方改革の施行によって注目されているだけではなく、新型コロナウイルスの影響で更に導入が推奨されるようになりました。
2020年2月21日には厚生労働省から経団連や産業界トップに対し各企業におけるテレワークの要請が行われ、実際にテレワークに切り替える企業も複数出てきています。
引用元: 職場における新型コロナウイルス感染症の拡大防止に関する経済団体への要請について｜厚生労働省
テレワークは、業務効率改善・ダイバーシティ施策・ワークライフバランスの向上に寄与するだけではなく、こうした非常事態に会社への業績に与える影響をなるべく少なくする手段としても有効です。
しかし、いきなり全ての業務をテレワークにというと難しく感じるかもしれません。
ですが、いざという時に安定して動ける企業であるべく、既存の働き方に加えて業務の一部でもテレワークの導入について今一度考えてみるきっかけなのかもしれません。
実際にテレワークを導入した結果、テレワークの方が良いという調査結果もあるようですね。
